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先聲明,老師您如果看到這篇文章,我真的不是抄作業喔!今天109/4/17 00:00前交作業,對吧!所以學生我就是原著喔!

 

 

前言

書名是吸引我看這本書的原因,為甚麼不能把最困難的事交給最有能力的人呢?要交給像劉邦那樣雖然能力弱卻能察納雅言、讓人傑幫助他,進而成事的人嗎?我之前常努力把事情做到最好,自認成果確實也不錯,但卻不能聽進他人的建言,導致不願做些修改讓成果更好,久而久之也為我與他人的合作帶來不好的影響。以前我是不屑劉邦的,但經過與人合作中的觀察,發現這樣的人至少不會被討厭,今天看這見本書,難道它也是要探討這個主題嗎?所以我選擇了這本書來閱讀,以期「自證己過」。

 

 

文獻內容摘要

井然有條的好處

作者不愧是深耕於管理學問多年的人,連內文的呈現都富有省時的邏輯:製作表格來索引讀者,讓讀者明白自己的問題能在哪幾篇文章中得到建議,並將管理者可能遇到的各式員工做歸類,進而提出應對方式,且用字簡潔,以讓工作忙碌的經理人能當作工具書來看,直攻自己所遇到之管理問題的核心。恰似文中所提及的:辦公室中資料妥善整理與歸檔,讓大家隨時都能輕鬆取得,而不需浪費時間在成山成海的資料夾中尋找,達到工作效率的提升。

 

讓人「自願」的藝術

作者所言之管理並不是像法家那樣苛以重刑,而更像是在教主管如何掌握員工的心,如何視員工屬性不同而有不同的應對,使員工更自願地投入到工作中,進而提高生產力,這與知名的管理學學者曾仕強教授所言:「一個人是不可能被改變的,你如果要他改變,他恨死你了,但如果一個人自己想改變,他說改就改了。」不謀而合,都是強調「自願」的重要。

文中提到懶惰的員工分成三種,一種是真的懶,沒辦法必須擺脫他;一種是不滿自己被指派的工作太沒挑戰性,而以懶惰的態度抗議,交給這種人一個他覺得有趣且能挑戰心智能力的任務,能激活他的幹勁;第三種是雖然想成功,但不想費力,這時可以讓他們利用聰明才智找出完成事情的便捷之道。

另外,每個人工作的動力都不一樣,可簡單分成兩種,一種人動力來源於成功完成工作時的樂趣與驕傲;另一種人的動力則來源於「努力工作」所得的讚許,亦即即使有時努力工作不代表成果好,也應適時讚美他們的「努力」,也可輔導這種人團隊合作,讓他們在實現共同的目標中得到工作的樂趣,這是利用人類喜歡群居的天性。

以上兩例皆是建議主管讓員工以合乎自己本性的方式做事,達到讓員工「自願」去做的境界,進而增進產能。

 

覺察「時間」的運用

職場工作總是在與時間賽跑,提到「管理」,怎能忽略時間掌控的重要性,身為主管不僅需掌控自己的工作進度,也須監督員工於期限內完成工作。本書不僅提及常見的「重要事情先做,瑣碎事情如:回覆e-mail最後在做」等常見的時間管理技巧,更提出一些管理者較常誤闖的時間管理危機:為何「救火」聽來明明是件光榮的事,卻可能導致危機呢?員工沒在期限內完成工作,真的只有員工需要檢討嗎?

作者指出在危急時擔任公司的救火隊雖然榮譽,但如果常常發現自己在救火,就要擔心自己因為進行思考的時間被剝奪,而忽略了對團隊美好願景的規劃,導致錯失了去做有更高報酬率之事情的機會,面對這種情況要檢討自己所見到的問題,是否還不夠深入、在好幾個環節之前便已發生錯誤。

做為主管在交辦任務時,通常會定下截止期限,然而員工還是很可能錯過期限,是甚麼原因使員工不能在期限內完成呢?作者指出主管必須確認,員工有得到完成任務所必需的人力與資源,這一方面可以幫助員工順利執行任務,另一方面可避免員工一再錯過期限、感到挫折,成為了逃避有期限之工作的專家;有能力的主管不僅藉此掌握了工作進度,也避免讓部屬步入錯誤的道路,進而造成公司的損失。

 

管理者的自我要求

俗語言「強將無弱兵」,若要手下的人工作勤奮,自己也沒有很晚才進辦公室的道理,若要團隊傑出,自己也不能混水摸魚,不然便會失去要求他人的資格,而「上下交相混」的團隊是不會有好成果產出的!

員工通常抗拒改變,但是時代變遷迅速,沒有組織能在不改變的情況下存活,所以思考「甚麼缺失有待改進?造成這缺失的因素可能有哪些?改正哪個因素對矯正缺失最有幫助?應該如何改正這個因素?」便成了主管無可逃避的重責。

員工對於主管是否信服,關乎主管交辦的任務能不能被很好的完成。若是有員工反映某方面須改善,則主管須認真思考是否真有此事,不能怕麻煩而掩耳盜鈴、堅持無須改善,否則會引起員工對於管理者的不信任、認為管理者把自己當傻子,開始懷疑主管說的每件事是否可靠。

以上三點,講述了主管在「樹立榜樣」、「規劃與啟動必要的變革」和「傾聽員工意見」上的重要性,每一件都不容易做到,但卻又必須施行,如此才能算是勝任自己的職務。

 

 

生活應用及心得

社區實習中一項功課是要製作海報,實習前我先做好了,拿給實習老師看,老師說了要改的地方,花了四小時修改;實習開始後,拿給衛生所學姊看,學姊說了要改的地方,我需要進行第二次修改。有問題就修改其實沒什麼,問題就出在我因為追求完美所以使用電繪軟體來輔助製作海報,導致以我目前的修改方式與流程,若進行一次修改耗時甚鉅,若未更新修改的方式與流程,第二次修改預估將花費七至八小時。

這個情境就好像護理的專案報告一樣。護理臨床中有一些待修正的問題,如果不做專案來探討改善,那麼問題就會一直存在。但明顯地,做專案也不是件容易的事,要經過漫長的探討流程才能找出根本原因,其中更不乏專案主持人的苦思冥想。我做海報的流程就好比是臨床工作的流程,做專案就好比我如今需思考改進修改海報的方式。

以上兩個情境又類似於,文獻內容摘要中所提及的「救火隊」的狀況:如果發現工作上常常出問題,就要檢討是不是有甚麼更深

入的問題存在,需要修改,而非一直照著原先的邏輯做事。但作者也說,「多数人為了逃避思考,是愿意做任何事情的」,可見思考本身是件不容易的事,這也是為甚麼管理者需常須負起「思考如何讓組織進步並推動實行」的責任了。因現在我也正面臨著相似的狀況,所以對於相關的章節,覺得特別有感觸,思考改變的方法著實不易。

至於當初吸引我看這本書的書名,作者用了一篇文章來講述這個概念,內容並非如我當初的猜想,它只是在說最困難的事並非就一定是最影響計畫成果的關鍵,不應浪費人才,如有興趣再請翻閱書籍,恕此不多贅述。

 

 

結論

最大的感悟是現在的主管已經不能只靠大聲罵人來帶下屬了,不僅是因為社會的經濟與文化水準提高,使願意委屈忍讓主管咆嘯的員工比例減少,不恰當的管理與領導方式可能導致公司人才的流失;也因為在預防職場霸凌方面,政府於《職業安全衛生法》第6條第2項第3款中規定,「雇主對下列事項,應妥為規劃及採取必要之安全衛生措施:執行職務因他人行為遭受身體或精神不法侵害之預防。」。現今職場講求的不僅有傳統的完成主管之囑託,更強調主管透過溝通讓員工了解任務並針對員工有疑問處達成共識,藉此來激發員工對任務的認同,而更加投入地去完成;好的管理者在替公司留下人才方面,也具有不容忽視的貢獻!

管理者對於目前的我來說可謂是「高山安可仰」,一個大學剛畢業的學生,對於學理與職場實務間的連接尚且懵懵懂懂;對於人事的應對也未臻成熟,不僅無法服眾,若有員工傾訴自身狀況如:遭遇職場霸凌等,恐無力解決;況且尚踏入社會,對於自己的生涯規劃仍有猶豫,自立能力尚且不安;因此當上主管似乎是很遙遠的事情。但是我們不能讓時間限制了我們的眼界,此時此刻需付出努力澆灌自己能力的幼苗,方能有朝在機會來臨時足夠資格勝任,成為主管,綻放出自己專業的花朵。文獻內容摘要中所提及的四個面向:井然有條的好處、讓人「自願」的藝術、覺察「時間」的運用、管理者的自我要求,平時即應當勉勵自己修煉!

另一方面,在基層可能會埋怨主管,但轉念想想,有些事或許是因為主管有自己的責任在,帶領組織勢必有要求才能維持品質且與時俱進,且主管也經歷過我們的階段,這樣想,或許是就能體諒主管的辛勞,自己也不會忿忿不平了吧!

 

 

 

 

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